Wydarzenie jako projekt finansowania społecznościowego

Projekty finansowania społecznościowego można według różnych kryteriów podzielić na pewne grupy, mające pewne cechy podobne. Niezależnie od gatunku muzycznego, zbierając środki na wydanie płyty, artyści muszą podjąć określone działania informacyjno-uwiarygadniająco-promocyjne. Tak samo jest w przypadku książek, produktów użytkowych, filmów itd. Specyficznym projektem jest jednak wydarzenie.

Crowdfunding w czystej postaci przewiduje, że projekt zostanie zrealizowany jedynie wtedy, gdy środki zostaną zebrane. Z drugiej strony coraz częściej na całym świecie można zaobserwować wykorzystanie tego mechanizmu do przedsprzedaży gotowych produktów, a nawet jako alternatywnego kanału dystrybucji. Kluczowym czynnikiem sukcesu jest jednak motywacja projektodawcy do osiągnięcia sukcesu, a wzrasta ona praktycznie zawsze wraz ze wzrostem ryzyka konieczności porzucenia planu, czy przesunięcia w czasie jego realizacji.

Event, a crowdfunding – to nie takie proste

Motywacja, zaangażowanie, atrakcyjność projektu i dobrze wycenione nagrody to jednak nie wszystko. Mimo dołożenia najlepszych starań, projekt może zakończyć się fiaskiem, czasem niezasłużonym. Szczególnie dotyczy to wydarzeń. Dlaczego?

Wsparcie projektów przez społeczność ma charakter po części emocjonalny, ale nie jest to finansowanie działalności charytatywnej i aspekt produktowy – otrzymania określonej nagrody – także ma znaczenie. W przypadku, gdy świadczeniem zwrotnym jest książka, płyta, czy akcja, nie ma problemu. Pojawia się on jednak, gdy bonusem jest udział w wydarzeniu. Jest prosty powód praktyczny: jesteśmy skłonni czekać na płytę dłuższy czas, ale trudno przewidzieć, czy we wtorek o 15.00 za 7 tygodni będziemy mogli wziąć udział w wydarzeniu. Z przyczyn zawodowych, prywatnych, czy zdrowotnych może okazać się, że nie będzie to możliwe. Ta myśl hamuje część zainteresowanych osób przed wpłatą w zamian za bilet.

To zachowanie ma duże konsekwencje dla autora projektu. Z jednej strony data wydarzenia powinna być precyzyjnie określona, żeby wspierający wiedzieli, co otrzymają w zamian. Z drugiej zaś, rezerwacja sali, cateringu, obsługi audio-video, zaproszenia prelegentów i gości wymaga nierzadko konkretnych deklaracji i poważnych decyzji organizatora ze sporym wyprzedzeniem. Wiąże się to z niemałym ryzykiem, bo jeżeli projekt zakończy się porażką, to można zostać z dużą, pustą salą i fakturami do opłacenia. Warto dodać, że wśród bardzo ciekawego grona uczestników relatywnie niewielu było pomysłodawców ciekawych przedsięwzięć. Na podstawie komentarzy można stwierdzić, że jest to wina darmowych konferencji „stat-upowych”, czy finansowanych ze środków unijnych, gdzie  uczestnicy mogą się solidnie najeść, a nie rzadko także napić w ramach części nieformalnej (na koszt sponsora oczywiście).

Opisywane trudności z pozyskaniem wsparcia miały kluczowy wpływ na to, że nie zakończył się sukcesem projekt „EKOpielęgnacja ciała” Ewy Sroki. W mojej opinii bardzo ciekawy, a na pewno świetnie przygotowany oraz, co wcale nieczęste, promowany przy bardzo dużym zaangażowaniu autorki. Setki udostępnień w mediach społeczności, wzmianki w mediach, wsparcie Reni Jusis i wielu znajomych oraz ogólne bardzo pozytywne reakcje na projekt nie wystarczyły, by przekonać do uczestnictwa z parotygodniowym wyprzedzeniem crowdu.

Jak odnieść sukces?

Te wszystkie kwestie były widoczne wśród polskich wydarzeń finansowanych dzięki społeczności. Organizatorzy dużej konferencji Cohabitat Gathering w ostatnich godzinach uzbierali potrzebne środki, ale przygotowania musieli rozpocząć z dużym wyprzedzeniem. Podobnie było w przypadku konferencji „Crowdfunding w Polsce 2012”. Ostatecznie projekt zakończył się sukcesem finansowym i organizacyjnym, ale wiązało się to ze zmniejszeniem jego skali, przeniesieniem całości do nowej lokalizacji oraz kilku nieprzespanych nocy organizatorów. Przedsprzedaż biletów została przedłużona i w ciągu ostatnich 2 dni przed eventem kupionych została ok. 1/3 wejściówek.

Przy okazji tego projektu, mogę podzielić się też obserwacjami dot. skuteczności działań promocyjnych. Podstawowym kanałem komunikacji był portal crowdfunding.pl i dedykowana strona konferencja.crowdfunding.pl oraz liczne materiały dla mediów, sponsorów i zaproszenia dla uczestników. W przeciwieństwie do projektu wydania książki o crowdfundingu, w tym wypadku (krótszy czas, konieczność podejmowania kluczowych decyzji) niemałe pieniądze zostały zainwestowane w reklamę w wyszukiwarkach i mediach społecznościowych. To one generowały najwięcej wpłat, a nie media (mimo że napisał min. Proseed, antyweb.pl, Puls Biznesu, ngo.pl), mailingi do potencjalnie zainteresowanych odbiorców, czy sieci znajomych. Duże znaczenie miała też współpraca z bardzo licznym gronem ciekawych partnerów, zaangażowanych w promocję wydarzenia w swoich kanałach komunikacji. Szczegółowe dane opublikuję po analizie wyników ankiety, którą otrzymają uczestnicy konferencji.

Te wnioski nie oznaczają, że wydarzenia nie nadają się do crowdfundingu, ale trzeba mieć świadomość dodatkowych wyzwań z jakimi się wiążą. Kolejna konferencja, tym razem „Crowdfunding w Polsce 2013” na pewno będzie finansowana przy skorzystaniu z tej metody, ale dołożymy starań, by najpierw mieć zagwarantowany budżet wysokiej jakości wersji minimalnej, rozwijanej w zależności od powodzenia projektu.

[box]

Korzystając z okazji pragnę raz jeszcze podziękować za wsparcie organizacji sponsorowi – firmie MentalWay, współ organizatorom – Polskiemu Towarzystwu Crowdfundingu i załodze beesfund.com, partnerom, prelegentom, gościom, ale przede wszystkim kłaniam się każdemu uczestnikowi, dzięki któremu to ważne wydarzenie, ten ambitny projekt stał się faktem!

[/box]

Karol Król